書類の整理収納(1) 〜「ちょい置き」指定席を作る〜

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笑顔収納レッスン

【第62回】
書類の整理収納(1) 〜「ちょい置き」指定席を作る〜

書類の整理に悩んでいるという声をよく聞きます。

先日、こんなことを聞きました。
ある主婦の方は、ダイニングテーブル周りに書類が溜まってしまうそうです。
書類が溜まりすぎて紙袋に入れて保管したところ、紙袋が溜まってしまったんだとか・・・。

また企業にお勤めの方は、デスクが山積みになってしまうそうです。

隣の席の方はいつ雪崩が起きるか心配だそうです(笑)

どんな方と話しても書類整理に困っているお話で盛り上がります。

書類でストレスにならないように、これから2回に分けて書類の整理収納についてご紹介していきます。

新年度、新しく入ってくる書類が多いこの時期、ぜひ見直しをしてみましょう。

書類が溜まってしまうのはなぜでしょう?

書類は、手に取って読まないと内容、重要度が分からないという特徴があります。
そのため、書類が溜まり、困りごとの原因になってしまうのです。

【溜まってしまう理由】
・読む時間が必要
・家に入ってくる速度が速い
・重なってしまうと存在が隠れる
・処分のタイミングがわからない

【困ってしまうコト】
・情報というのは鮮度が大切、時間が経つと価値が無くなる。
・探すのに時間がかかる。
・期限が切れたことで手に入れられないモノがある。(物やお金)
・目にしなかったことで人との関係が悪くなることがある。(家族や友人)

こうしてみると、なかなか厄介な存在ですよね。
でも、私たちの生活には大切なもの。
その厄介で大切なモノを簡単に処理できるような仕組みを作っていきましょう。

書類を手にしたら、すぐにやるコト。

書類をどこかに置いてしまうと、うっかりなくして探すのが大変だったという経験はありませんか?
たとえば、こんな感じに。

ママ:「確かここに置いたはずだけど、誰か知らない?!」
息子:「ママに渡したよ~!」
ママ:「もぉ〜。忙しい時に渡すから、なくなっちゃったじゃない…」

と、こんな会話が聞こえてきそうです。(笑)

場所が決まっていないから、ついテーブルに置いてしまったり、サイドボードの引き出しに突っ込んでしまったりするのです。

そこで、書類の整理は「出会った時が勝負!」です。

紛失を防ぐためには、とりあえず置くという場合も、その置き場所を決めておくこと。
これがとても大切です。

まずは、手にした書類を一時置きができる「ちょい置き」の指定席を用意しましょう。

「ちょい置き」指定席を考える。

「ちょい置き」をするときに、ほんの些細な分類ができているだけでも、溜まり方が劇的に減ります。
この分類方法は家族構成や家族の書類に対する考え方などで変わってきます。
例を紹介するので、自分に合った方法やネーミングを考えてみて下さい。

・「すぐチェック」・・・未処理の書類を一時的に入れておくスペース
*中身をチェックする時間がない書類もココですね。

・「パパ」「ママ」「○○君」・・・本人が処理しなければいけない書類を入れるスペース
*お子さんが小さい場合は、「パパ」「ママ」だけでいいでしょう。
また子供宛のに郵便物が届くようになってから、全員のスペースをつくりましょう。

・「保管スペース行」・・・長期保管をするために保管用収納ケースに移動する書類(保険のおしらせ、年金のおしらせ、学校の名簿など)
*保管スペースには各書類を分類してスペースを作っておきます。

・「ママ見てね!」・・・お子様がママに渡す手紙を入れるスペース
*お子様の手が届きやすい低めの位置がいいですね。

他にもご自身でこれがあれば書類が迷子にならない、という項目を考えて下さい。

もちろん【ラベル】に項目を書くことは必須です!

家の中にはいろんなプリントや手紙、書類が入ってくるので、すぐに処理できない場合が多いと思います。
こんな時でも、一時的な「ちょい置き」指定席が決まっていると、そこに一旦入れておけば、 あとでゆっくり処理すればよいので気持ちが楽です。

お子さんも決まった場所にプリントを出すだけなのでママが忙しくても大丈夫。
叱り叱られることがなくなり、家族みんなの笑顔が一つ増えます。

「ちょい置き」スペースの収納グッズ

書類が溜まってしまう方におススメしたいのは「棚タイプ」です。
引き出しを開けたりせずに、ポストに入れるようにワンアクションで書類を分類できます。

お約束!

書類の中には、急ぎの案件も中にはありますので、「すぐにチェック」は、必ずその日のうちに処理をすること!
その日の夜には「すぐにチェック」ボックスは空になっているようにしましょう。

「保管スペース行」のモノは曜日を決めて振り分けましょう。
決まった曜日にしっかり仕訳をして、返信など必要な処理をした後、それぞれ本来の保管場所へ移動することで、以後、書類を探すことが無くなるのです。

この時に不要なモノ(封筒や広告など)はゴミ箱、古紙入れ箱、個人情報はシュレッダーをかけておくと散らかりも減ります。そんな流れも作ってみましょう。

画像

左から ハサミ、分類トレー、シュレッター、ゴミ箱
左から  保管ボックス、保管ボックス、古紙入れ箱

さいごに

“整理”とは分けることが大切とご紹介してきました。
書類整理も同じです。

家に入ってくる書類は性質上、大きく二つに分けることが出来ます。

1.情報だけが必要なもの。
2.紙そのモノを保管したい・しなくてはいけないもの。

それぞれに処理の方法が変わってきます。
どちらかを見極め、それに添った処理を致しましょう。

次回は、一時保管後の書類の整理・収納についてご紹介していきます。

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