書類の整理収納(2) 〜保管する目的を考えてから収納する〜

アイリス収納・インテリア ドットコム
ドットコム姉妹サイト
  1. 書類の整理収納(2) 〜保管する目的を考えてから収納する〜

笑顔収納レッスン

【第63回】
書類の整理収納(2) 〜保管する目的を考えてから収納する〜

必要な書類だから捨ててはいないはず。
この引出しのどこかにはあるはずだけど・・・、と分かっていても探すのに一苦労。

急いでいる時ほど見つからない〜!などの経験ありませんか?
書類はかくれんぼの名人なのです (笑)

書類の本質は「情報」。
紙に書いて、情報を伝達しているのです。ですから紙が必要なわけではありません。
とはいっても、保険証券や権利証、保証書など、現物が必要な書類もあります。

前回ご紹介した62回『書類の整理収納(1)〜「ちょい置き」指定席を作る〜』では、「ちょい置き」指定席を作ることで、書類が迷子になりにくい仕組み作りについてお伝えしました。

今回はその後の、保管したい書類はどうするの?ということについて、ご紹介していきます。
何のために保管しておくの?と、目的に合わせて整理していきましょう!

書類の整理

書類は、保管する「目的」を考えて保管方法を選びましょう。

まず、大前提として、書類は取っておくことが目的ではなく、使うことが目的。
必要な時にすぐに取り出せなければ意味がありません。

<情報だけが必要な書類>

情報だけが必要な書類の場合は、時間経過と共に価値が無くなります。書類の使用期限が過ぎたり、提出したら処分できる種類に当てはまります。

例えば学校からのプリント
*行事の案内⇒スケジュール帳・カレンダーに転記、⇒行事が終われば処分。
*出欠の確認書類⇒手にしたらすぐに提出。
*支払い・引き落し金額のお知らせ⇒支払い・引き落しが終わって確認できれば処分。
*学校便り⇒子ども達の様子を報告するものなので読んだら処分。
※通知表など子どもの成長記録として保管しておきたいモノは、ぜひ『思い出』として分けて保管してくださいね。

このように目的に沿って処理をすれば、書類自体を処分できる場合が多いです。

処理までの時間がかかる場合や、処理をした後もしばらくは取っておきたい場合、
「未処理」「一ヶ月保管」「一年保管」「卒業まで保管」など期限を決めて
簡単に保管しておくことをお勧めします。

月間スケジュールや年間予定表などは、年度が替わるタイミングで古い書類を処分する!と、差し替えるクセをつけておけば書類が沢山溜まることもないし、間違えることもありません。
これで、いつも最新の情報を確認できますね!

画像

また現代ではデジタル化に伴って、情報のみをスマホに保管して、書類は処分という方法も。
「使う」が目的の情報ですから、情報管理アプリなどを使ってスキャンして保管しておくことで、検索すれば一発で情報を取り出すことができ、いつでもどこでも使えます。

給食献立表もスマホにデータを入れておけば、スーパーで夕飯の食材を買うときにお昼の献立を確認。お昼も夕飯もカレーなんてことを防げます(笑)

また、不要になれば削除ボタンをポチ!で処分。気楽ですし何より保管場所を取りません。
スキャンも今では無料スキャンアプリやハンディースキャナを使うことで、手軽にできますよ。

保管が必要な書類

保管が必要な書類とは、たとえば家の権利証書や保険証書、保証書などです。それぞれの重要度や期間に分けて保管します。
重要度の高い書類は、耐火金庫や貸金庫を使って、盗難や災害など不測の事態に備えておく必要があるでしょう。
また、保険の書類は緊急時に必要な場合が多いので、家族が分かりやすいように保険の種類、被保険者、連絡先、期限などが分かるようにラベルを作り、必要な書類をまとめておくと安心ですね。

大まかな分類・中くらいの分類・細かい分類と3段階くらいに分けて管理しましょう。

画像

@大きな分類:ファイルボックスに収納

画像

A中くらいの分類:ファイルやバインダーに収納

画像

B細かい分類:個別フォルダー、一枚ごとのクリアファイル、クリアポケットで管理

画像

保証書は取扱説明書と一緒に保管しておくと分かりやすいです。
買い替えたときに差し替えれば、今使っている家電の取扱説明書がすぐに分かります。

※取扱説明書はメーカーのホームページなどでも見ることができる場合が多いので、
どうしても手元に残したいモノだけでも大丈夫です。

画像

おすすめ商品

書類整理は見出しが命!

書類管理にとても重要なのがラベリング!しっかり分かるように、見出しをつけましょう。
わかっているから・・・と、この作業をめんどくさがると、書類を探すのが後々大変になってしまいます。 せっかく整理してもあっという間にぐちゃぐちゃに。
気を付けて下さいね!ラベリングして、書類の指定席をつくっておきましょう。

<書類の整理・収納のポイント>

□目的で書類の保管方法を変える。
□3段階に分類する。
□一目で分かるようにラベルを貼る。
□書類を入れるタイミングで抜く。(古い情報は残さない!)
□年度末など、時期を決めてラベル(分類項目)を見直し。
□期限が過ぎたら忘れずに処分。

 おすすめ商品

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

Twitterで収納インテリアドットコムをフォロー

日本クロストラスト
当サイトは 日本クロストラスト(株) の認証を受けています。