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【おたよりの分類と保管】分類と破棄のルールを決めてスムーズなおたより処理の仕組みをつくる

新年度は小学校や幼稚園などから、大量のおたよりが配布される季節です。毎日のおたより処理は意外と大変で、ついつい後回しにしてしまいがち。しかし、後回しにすればするほど情報の鮮度は落ちてしまい、処理のタイミングを見失って忘れ物などにつながる可能性が…。優先順位や内容できちんと分類し、暮らしにあった保管の仕方を実践できれば毎日のおたより処理も驚くほど簡単になります。そこで今回は、ストレスなくおたよりをスムーズに処理するためのコツをご紹介します。

01. おたよりが必要なタイミングで分類する

■おたよりも分類が必要!■
■おたよりも分類が必要!■

おたよりの中にも、日単位、週間単位、月単位で配布されるものがあります。毎日確認したい時間割などは常に見えるところに置いておきたい一方で、 月単位で配布される学校だよりなどは、内容確認すること自体が目的であり、一度目を通したあとは処分対象になります。 週報などの週単位で配布されるものは、1週間保管して翌週には処分するというように、 それぞれのおたよりの破棄時期を明確にしておきましょう。

■おたよりも分類が必要!2■

おたよりの中でも、バザーや運動会など、数週間から数カ月先の行事についてお知らせするものもあります。 そのような配布時期とイベント実行時期が離れているものについては、「一時保管」のカテゴリに保管しておき、 手帳などに記録した実行日が近づいてきたら再確認するような仕組みにしておけば、おたよりを紛失する心配もありません。

02. 年間を通して必要な情報は一冊にまとめておく

■基本資料はファイルにまとめて■
■基本資料はファイルにまとめて■
■基本資料はファイルにまとめて2■

ほとんどのおたよりは確認を済ませたり、イベントが終われば破棄対象となる一方、年度を通して保管しておくことが望ましいおたよりもあります。 学校や幼稚園の基本方針をまとめたもの、連絡網、PTA役割分担表、園バス時刻表などが、年度を通しての保管対象となります。 何かあったときに確認が必要になりそうなこのようなおたよりは、ファイルにまとめておくことをおすすめします。 小学校や幼稚園で必要な情報も違ってくるので、「一校(一園)一ファイル」として、基本情報をまとめたファイルを準備すると、 確認作業もスピーディになります。

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