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mkさんの片づけ日和

【おたよりの分類と保管】分類と破棄のルールを決めてスムーズなおたより処理の仕組みをつくる

03. おたより処理に必要なモノとスペースをあらかじめ決めておく

■貼っておくべきものを選ぶ■
■貼っておくべきものを選ぶ■

マグネットボードなどにすべてのおたよりを貼っておくと、いつでも確認できるというメリットがあります。 一方で、視界に入る情報量が多すぎて、どのおたよりが重要かがわかりにくくなるというデメリットがあります。 そこで、貼るおたよりは最小限にするためのルールをあらかじめ作っておきましょう。 例えば、イベント1週間以内の日付のおたよりや、提出日が固定されているおたよりなど、 近いうちに再確認が必要なものや提出日が近いもののみを貼るといったルールがあれば、 貼るべきおたより数を最小限にできます。


■おたより処理に必要なもの■
■おたより処理に必要なもの■

学校や幼稚園から持ち帰ったおたよりは、目を通すだけでなく記入や押印が必要なものもあります。 受け取ったおたよりを一度に処理できるように、「おたより処理グッズ」をまとめておくのもよいでしょう。 筆記用具、はさみ、印鑑、シュレッダーなどを一箇所にまとめておくと、必要なものを取りに行く手間が省け、 タイミングを逃すことなくおたより処理できるようになります。


■裏紙行きスペースを確保する■
■裏紙行きスペースを確保する■

確認済みのおたよりや、イベント後のおたよりなど、不要になったものは個人情報が記されていないか確認したうえで裏紙扱いにします。 その際、おたよりを貼ったり保管したりする場所の近くに裏紙行きスペースを設けておくと、その場でおたより分類をスムーズに行えます。

04. おたより保管場所は動線を意識して

■動線に沿ったおたより保管場所■
■動線に沿ったおたより保管場所■

おたよりを処理するもの、破棄するもの、一時保管へ移すものなど、一連の動作がスムーズに進められる保管場所を設けましょう。 おたより処理作業がスピーディーにつながるポイントです。 処理、破棄、保管といったそれぞれの動作が一箇所で済むような場所を、 キッチンの側に設けておくと、子供たちの帰宅時間と夕食の準備時間が重なるような忙しい時間帯でも、流れ作業のようにおたより処理をすることが可能になります。

05. ドキュメント管理をアプリに任せるという選択肢も

■おたより管理アプリを使ってみる■
■おたより管理アプリを使ってみる■

ほとんどのおたよりには、イベント等の日付や提出期限等の日付が記入されています。 それらの日付をスケジュール帳に記していても、タスク量が増えれば増えるほど忘れてしまう可能性は高くなります。 そんなときは、 おたより管理アプリのアラーム機能を使うのもおすすめです。 アラームを設定しておけば、日付が自動的に表示されるので、忙しい方にこそおすすめです。

最後に

おたよりは、分類と破棄ルールをしっかりと決められたら、あとはその流れに沿って処理するだけなので、 実はそう難しいものではありません。逆に、分類と破棄ルールが明確になっていなければ、おたよりが迷子になったり、 不要なはずのおたよりがいつまでも居座ってしまいます。まずは一ヵ月、学校や幼稚園から配布されるおたよりの種類と 動向を観察して、暮らしに沿ったおたより管理の仕組みを作ってみませんか。

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